Toegang administraties Centraal Strafregister

Wat houdt de rechtstreekse toegang in?

Als toegang wordt toegekend, kunnen de gemachtigde personen binnen de administratie: 

1. personen in de applicatie CJCS opzoeken;
2. daarvoor een bepaald uittrekseltype opvragen. Dit wordt afgeleverd conform artikel 594 Sv. (Wetboek van strafvordering) en volgt de toepasselijke regels inzake uitwissing en niet-vermelding van veroordelingen. 

Er wordt dus nooit toegang verleend tot de geregistreerde dossiergegevens van de betrokken persoon in het Centraal Strafregister.

In het merendeel van de gevallen ontvangt u of de aanvrager het uittreksel in een elektronisch beveiligd PDF-bestand vrijwel onmiddellijk of uiterlijk binnen 24 uur na de aanvraag. In sommige gevallen, meer bepaald wanneer het dossier onvolledig is, is een manuele behandeling door een medewerker van het Centraal Strafregister nodig en kan de behandelingsduur langer zijn. 

U kunt de status van het dossier zelf opvolgen via de applicatie CJCS. Wees dus geduldig en dien de aanvraag niet opnieuw in als die nog in behandeling is, zodat u de dienst niet onnodig belast met identieke vragen. 

Basisvoorwaarden om toegang te krijgen

De administratieve overheidsinstantie moet in eerste instantie steeds beschikken over:

• een wettelijke of reglementaire rechtsgrond waaruit ondubbelzinnig blijkt dat kennis van het strafrechtelijk verleden, van de personen op wie de administratieve maatregelen waarvoor die instanties bevoegd zijn betrekking hebben, noodzakelijk en onontbeerlijk is voor de toepassing van de wettelijke of verordeningsbepalingen;
• volgens art. 594 Sv. moet, als extra waarborg, de toegang van de betreffende overheidsinstantie tot de strafregistergegevens worden bepaald bij een in Ministerraad overlegd koninklijk besluit en na advies van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van het bestaande koninklijk besluit van 19 juli 2001 betreffende de toegang van sommige openbare besturen tot het Centraal Strafregister, of een afzonderlijk koninklijk besluit. De dienst Centraal Strafregister kan de aanvragende administratie hierbij ondersteunen.

Meer details over de andere voorwaarden leest u in de aanvraagprocedure hieronder.

Volg de aanvraagprocedure

De aanvraagprocedure hieronder betreft enkel de toegang van lokale, regionale of federale openbare besturen tot het Centraal Strafregister (art. 594 Sv.). 

De procedure verloopt als volgt:

• Formele aanvraag aan de dienst Centraal Strafregister
  Vul het aanvraagformulier in en bezorg het per e-mail aan strafregister@just.fgov.be ter attentie van de directeur van het Centraal Strafregister. Opgelet: vul het aanvraagformulier volledig en correct in. De dienst kan geen rekening houden met onjuiste formulieren. 
• Onderzoek van de wettelijkheid van de aanvraag 
  De dienst Centraal Strafregister onderzoekt de wettelijkheid van de aanvraag en onderzoekt in samenspraak met de bevoegde informatieveiligheidsambtenaar en/of de DPO’s (Data Protection Officers) of een protocol voor gegevensverwerking (*), in de zin van art. 20 van de Wet 30 juli 2018 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, of een specifieke vertrouwelijkheidsverklaring, in de zin van art. 10 van de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, nodig is. Indien nodig zal de dienst contact opnemen met de aanvragende instantie voor bijkomende informatie.
  (*) Een protocol is niet noodzakelijk in geval er reeds een geheel aan regelgevende normen bestaat dat de essentiële elementen (de doeleinden, de categorieën van gegevens en de ontvangers) van de beoogde mededeling naar de verzoekende entiteit bevat. In een dergelijk geval kan het wel noodzakelijk worden geacht aanvullende afspraken betreffende eventuele lacunes in de bestaande wetgeving te formuleren in een afzonderlijke overeenkomst.
• Advies van het Centraal Strafregister
  De directeur van het Centraal Strafregister deelt het advies voor uw aanvraag tot toegang met u of de aanvrager. 
  De volgende stappen zijn enkel van toepassing als de aanvragende administratie een positief advies kreeg.
• Redactie van een protocol
  Indien nodig, en in samenspraak met de aanvrager, volgt de redactie van een protocol conform art. 20 van de Wet van 30 juli 2018 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens dan wel een specifieke vertrouwelijkheidsverklaring.
• Vertrouwelijkheidsverklaring
  Vervolgens worden de vertrouwelijkheidsverklaringen van de individuele gebruikers via de bevoegde DPO aan de dienst Centraal Strafregister overgemaakt. De individuele vertrouwelijkheidsverklaringen van elke gemachtigde gebruiker worden geregistreerd en beheerd door de dienst Centraal Strafregister.
• Aanmaak van een nieuw uittrekseltype
  Indien nodig wordt een nieuw, specifiek uittrekseltype aangemaakt waarop enkel de door de wet bepaalde informatie vermeld staat. De creatie en het testen van een nieuw uittrekseltype kan, afhankelijk van de situatie en de complexiteit van de regelgeving, een paar maanden tijd in beslag nemen. 
• Technische aanpassingen 
  Vervolgens worden er enkele technische aanpassingen gemaakt om toegang te verlenen.
  • Bij een verbinding via VPN: opzetten en testen van de VPN-verbinding tussen de aanvrager en de ICT-afdeling van de FOD Justitie. In het kader van deze verbinding dienen afzonderlijke formulieren te worden gebruikt (individueel aangeboden).
  • Bij een verbinding via de webservice worden de nodige technische aanpassingen uitgevoerd in overleg met het ICT-afdeling van de FOD Justitie. 
  • Creatie van de individuele logins en rollen voor de gemachtigde personen die toegang moeten krijgen tot de applicatie van het Centraal Strafregister (CJCS).
    
    Zodra alle technische aanpassingen gerealiseerd zijn, wordt u of de verzoeker hiervan persoonlijk op de hoogte gebracht en is de toegang voor alle gemachtigde gebruikers operationeel.
• Opvolging
  Wijzigt er iets in de verkregen toegang(en), bijvoorbeeld door pensionering, ontslag of overplaatsing van een gebruiker? 
  Gelet op het bijzonder privacygevoelig karakter van de gegevens in het Centraal Strafregister is het uitermate belangrijk dat de overheden die toegang kregen elke wijziging inzake de verkregen toegang(en) onmiddellijk melden aan de dienst Centraal Strafregister. Dat kan via een e-mail naar cjcs-sec@just.fgov.be.

Bijlagen

• Aanvraagformulier toegang tot het Centraal Strafregister
• Template - Protocol in toepassing van art. 20 W. 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens
• Individuele vertrouwelijkheidsverklaring voor het gebruik van de toepassing CJCS