27/10/2020

La crise du coronavirus modifie les conditions de travail. Grâce aux investissements dans des moyens de communication numériques et sécurisés, le bon fonctionnement de notre SPF reste assuré. C'est ce qui est ressorti d'une visite de travail du ministre Van Quickenborne au palais de justice d'Anvers.

Le président du tribunal de première instance, Bart Willocx, a informé le ministre et Fabienne Bayard, présidente du Collège des cours et tribunaux, de tous les efforts déployés par la Cour pour assurer son bon fonctionnement.

Après l’élargissement du recours autorisé au travail à domicile dès le 13 mars 2020, le SPF Justice a investi dans le télétravail et l’environnement de travail virtuel. Des ressources telles que les nouveaux ordinateurs portables, l'outil de réunion Webex Meetings et les formations numériques permettent de travailler en toute sécurité depuis le domicile, dans le respect des règles de distanciation sociale.

Télétravailler grâce aux PC portables

Le SPF dispose aujourd’hui de 11 200 ordinateurs portables, et emploie près de 23 000 collaborateurs. Ainsi, près d’une personne sur deux peut déjà télétravailler.

Depuis mars, les services pénitentiaires et les greffiers ont reçu 480 ordinateurs portables supplémentaires.

Le SPF Justice prévoit encore le déploiement de 1 800 ordinateurs portables. Ils seront distribués par les différentes entités dans les prochains mois. Le service informatique a déjà distribué 425 ordinateurs portables en septembre.

Afin de pallier la hausse des connexions au réseau du SPF, le département informatique a développé et renforcé le système de VPN. Chaque collaborateur peut donc accéder au serveur de la Justice rapidement et en toute sécurité.

La visioconférence pour maintenir les liens

Dès le 26 mars 2020, les collaborateurs du SPF Justice ont bénéficié d’un compte Webex Meetings. Ainsi, les services du SPF Justice restent actifs et les projets sont poursuivis à distance. Entre le 1er mars et le 23 septembre 2020, les 6 458 utilisateurs enregistrés ont organisé 106 208 réunions internes et externes au SPF, rassemblant au total 234 252 participants.

En outre, Webex est utilisé dans les 35 établissements pénitentiaires belges. Les détenus reçoivent des visites numériques de leur famille et de leurs amis, par sessions gratuites de 20 minutes auprès de contacts nationaux et internationaux. Entre mars et septembre 2020, plus de 55 000 visites numériques ont eu lieu. Webex a également permis d'accroître les possibilités dans les cours et tribunaux. Depuis le 12 octobre, les options de collaboration virtuelle ont encore été élargies avec le lancement de Webex Teams. Cet outil permet de partager des fichiers plus facilement, de communiquer en groupe ou individuellement et de créer un espace de travail commun.

Un accès numérique aux dossiers

La crise du coronavirus a également confirmé l'importance de ConsultOnline : ce système permet aux avocats, aux détenus et aux citoyens d'avoir accès en ligne à un dossier pénal. Cela rend le fonctionnement de la Justice plus sûr, plus fluide et plus durable. Rien qu'en termes de coûts de transport, les économies sont estimées à 80 000 euros par mois.

Se former, même à distance

Enfin, les méthodes de formation des collaborateurs ont été revues. Elles se déroulent désormais sous forme de webinaires, des séminaires en ligne, ou via des manuels interactifs. Ces derniers permettent notamment de découvrir un nouvel outil en ligne et d’en tester toutes les fonctionnalités à son rythme.

Grâce aux webinaires, une baisse de participation aux formations a pu être évitée. Si l'on compare les chiffres pour la période du 16 avril au 30 septembre 2020, par rapport à la même période en 2019, on constate même une augmentation globale de 25 % du taux de participation (calculé sur la base du nombre de participants à une formation, multiplié par le nombre de jours de formation par participant), dans tous les types de formations :

  • Les formations en communication sociale ont connu un grand succès, passant d’un indice de participation de 1 434 pendant la période précitée de 2019 à 3 865 en 2020. Dans ce groupe, une hausse de participation aux formations linguistiques virtuelles a notamment été observée.
  • Les chiffres pour les formations juridiques sont restés constants : 4 234 pour la période 2019, et 4 445 pour celle de 2020.

La digitalisation de la Justice est pour moi un fer de lance absolu. La crise du coronavirus a accéléré toutes les ambitions dans ce domaine. Il s'agit maintenant de continuer sur cette voie et de rendre nos investissements pérennes. La poursuite du déploiement des audiences numériques en fait partie. La Justice numérique est indispensable pour les citoyens, les magistrats et tous les partenaires des professions libérales.

Le ministre de la Justice Vincent Van Quickenborne

Les réunions en ligne sont une nouvelle façon de travailler que j'aime beaucoup. Cela permet de gagner beaucoup de temps, car vous n'avez plus à vous déplacer. Il est ainsi plus facile de participer à plusieurs réunions par jour.

Viviane Cotteleer, consultante et ancienne greffière

La Justice a rapidement fait le pas vers Webex, et il est positif que les formations soient également organisées via ce canal. Les outils en ligne permettent de créer un maximum d'interaction. J'ai également l'impression que l'accent est davantage mis sur le contenu de la formation que lors des sessions ordinaires, où la conversation peut rapidement s'écarter du sujet.

Danny Mattheeuws, attaché au service de Gestion des connaissances, des processus et de l'information à la DG Législation, libertés et droits fondamentaux (DGWL)