Depuis le 1er janvier 2020, il existe au sein de chaque arrondissement judiciaire un « bureau des frais de justice » chargé du traitement et du paiement des frais de justice.

Il y a un seul bureau des frais de justice par arrondissement.
Le bureau des frais de justice se compose de deux sections :

  • un bureau de taxation, qui reçoit les états de frais et les taxes ;
  • un bureau de liquidation, qui assure le paiement des états de frais taxés.

Le bureau des frais de justice vérifie :

  • si la prestation fournie répond à la réquisition d’un magistrat ;
  • si le magistrat a approuvé la prestation.

Le bureau utilise des modèles uniformes pour :

  • la réquisition du tribunal ;
  • l’état de frais du prestataire de services.

Bureau de taxation

Au bureau de taxation travaillent au moins 3 personnes : 1 greffier et de 2 à 10 collaborateurs. Le Luxembourg, le Brabant wallon comptent 2 collaborateurs tandis que Bruxelles (FR) et Anvers en comptent 9. Les autres arrondissements se trouvent dans une position intermédiaire. Eupen fait exception : il n’y a qu’un seul collaborateur.

Les demandes sont traitées de préférence par voie numérique et les collaborateurs des bureaux de taxation sont encadrés par le nouveau « bureau central des frais de justice » du SPF Justice.

Le bureau de taxation utilise le manuel tarifaire rédigé en collaboration avec les associations professionnelles.

Le bureau de taxation vérifie :

  • si l'état de frais est rempli de manière complète, lisible et correcte ;
  • si le tarif appliqué est le bon ;
  • si le calcul de l’indemnité sur la base du tarif est correct.

Le bureau de taxation compte un collaborateur par arrondissement. Après les vérifications d’usage, un paiement intervient dans les 5 jours.

En pratique

Interprètes

Vous faites un dossier par mois de votre état de frais. Vous y versez les réquisitions sur lesquelles votre facture est basée. Vous ajoutez la ou les prestations et la ou les acceptations.

Vous scannez ces documents et vous les envoyez par e-mail au bureau de taxation de votre domicile, quel que soit l’arrondissement en Belgique dans lequel vous avez effectué la ou les missions en question.

Vous trouverez ci-dessous les adresses électroniques des différents bureaux de taxation :

Traducteurs

Vous scannez votre état de frais, la réquisition, la prestation et l'acceptation pour chaque mission. Vous envoyez ces documents par e-mail au bureau de taxation de l’arrondissement dans lequel vous avez été requis pour la mission en question.

Vous trouverez ci-dessous les adresses électroniques des différents bureaux de taxation :

Mesures transitoires pour les traducteurs/interprètes

Dans l'ancien système de facturation, vous envoyiez par écrit vos états de frais à l'autorité mandante, c'est-à-dire au magistrat requérant, et plus spécifiquement, dans la plupart des cas, aux services des parquets. Une taxation était ensuite effectuée. Si votre facture était acceptée, le paiement pouvait suivre.

Cet ancien système continue de s'appliquer dans les cas suivants :

  • vous avez été requis en 2019 pour la mission et votre état de frais date de 2019 ;
  • vous avez été requis en 2019 pour la mission, vous avez effectué la prestation en 2019 et votre état de frais date de 2020.

Vous utilisez le nouveau système (envoi par e-mail au bureau de taxation) dans les cas suivants :

  • vous avez été requis en 2020 pour la mission et votre état de frais date de 2020 ;
  • vous avez été requis en 2019 pour la mission, vous avez effectué la prestation en 2020 et votre état de frais date de 2020.

Experts judiciaires

Vous scannez votre état de frais, la réquisition, la prestation et l'acceptation pour chaque mission. Vous envoyez ces documents par e-mail au bureau de taxation de l’arrondissement dans lequel vous avez été requis pour la mission en question.

Vous trouverez ci-dessous les adresses électroniques des différents bureaux de taxation :

Mesures transitoires pour les experts judiciaires

Dans l'ancien système de facturation, vous envoyiez par écrit vos états de frais à l'autorité mandante, c'est-à-dire au magistrat requérant, et plus spécifiquement, dans la plupart des cas, aux services des parquets. Une taxation était ensuite effectuée. Si votre facture était acceptée, le paiement pouvait suivre.

Cet ancien système continue de s'appliquer dans les cas suivants :

  • vous avez été requis en 2019 pour la mission et votre état de frais date de 2019 ;
  • vous avez été requis en 2019 pour la mission, vous avez effectué la prestation en 2019 et votre état de frais date de 2020.

Vous utilisez le nouveau système (envoi par e-mail au bureau de taxation) dans les cas suivants :

  • vous avez été requis en 2020 pour la mission et votre état de frais date de 2020 ;
  • vous avez été requis en 2019 pour la mission, vous avez effectué la prestation en 2020 et votre état de frais date de 2020.

Avantages

Ancien système

  • Presque toutes les étapes étaient centralisées auprès d’une seule instance : réquisition, réception des états de frais, approbation, taxation et ordre de paiement.
  • D’un point vu légal, ce système devait être revu. Sur le plan comptable, une séparation des rôles est en effet requise.

Nouveau système

  • Depuis janvier 2020, nous utilisons un nouveau système axé sur une gestion entièrement numérique.
  • Les règles de bonne gouvernance requièrent une stricte séparation entre les collaborateurs chargés des contrôles (bureau de taxation) et ceux chargés du paiement (bureau de liquidation).
  • La traduction est d’abord transmise au magistrat. Ensuite, la traduction est approuvée.
  • L’état de frais est alors transmis au bureau de taxation et au bureau de liquidation pour la suite du traitement.
  • La centralisation permet un meilleur contrôle.
  • Les bureaux des frais de justice adoptent une interprétation uniforme.
  • Les modèles uniformes permettent un traitement plus rapide des états de frais.

Manuel qualité

 Le manuel de qualité (PDF, 2.63 Mo) donne des explications pratiques sur la méthode de travail des nouveaux bureaux de taxation.

Informations complémentaires