Qu'est-ce que JustInvoice ?

JustInvoice est la plateforme numérique du SPF Justice qui vous permet d'introduire facilement vos prestations (interprétations, traductions, déplacements…) et de suivre l'état de vos paiements.
Elle centralise toutes vos demandes et garantit un traitement plus rapide et plus transparent de vos facturations.
Pour vous aider dans son utilisation, un guide en ligne complet rédigé par le SPF Justice est disponible ici.
Ce guide reprend étape par étape :

  • comment encoder une prestation,
  • où télécharger les documents nécessaires,
  • comment suivre le statut de vos dossiers,
  • et où trouver les informations liées à vos paiements.

N'hésitez pas à vous y référer lors de vos premières utilisations.

Comment accéder à la plateforme JustInvoice ?

Vous pouvez vous connecter à la plateforme JustInvoice via le lien: https://justonweb.be/fr/experts

JustInvoice est-il obligatoire ?

À partir du 1ᵉʳ janvier 2026, l'introduction des états de frais et de leurs annexes via JustInvoice devient obligatoire. Cette obligation ne s'applique pas aux entreprises pour lesquelles le SPF Justice a mis en place d'autres modalités de transmission.
Le portail JustInvoice de la SPF Justice est une solution numérique avec laquelle vous devez introduire votre état de frais et les autres documents requis.
Vous pouvez également suivre et adapter le statut de votre dossier. Vous pouvez vous rendre sur : Experts judiciaires, traducteurs & interprètes jurés | Just-on-web pour accéder à JustInvoice.

Quelles dispositions légales obligent les prestataires de services à utiliser JustInvoice à partir du 1er janvier ?

Aucune disposition légale n'impose l'usage de JustInvoice. Il s'agit simplement d'appliquer la procédure fixée par le SPF Justice pour le traitement des frais de justice, conformément au principe légal qui privilégie la voie électronique.

Que doit contenir un dossier complet avant son envoi au bureau de taxation ?

Un dossier est considéré comme complet lorsqu'il contient tous les documents indispensables au traitement de votre demande par le bureau de taxation.
Avant tout envoi, vous devez vous assurer que les documents suivants sont réunis :

  • Le document de la réquisition reçu de l'autorité habilitée pour laquelle vous avez exécuté votre prestation
  • Le document d'approbation de votre prestation fourni par l'autorité requérante

Ensuite, vous devez envoyer vos états de frais et les annexes (réquisition + document d'approbation) au bureau de taxation compétent.
Vos états de frais doivent mentionner :

  • Toutes les informations légales devant figurer sur une facture
  • Et le détail des actions et du calcul justifiant votre demande de paiement.
  • Pour rappel : les tarifs légaux doivent être respectés, y compris les 4 décimales après la virgule. Seul le total peut être arrondi à 2 décimales. (Voir la circulaire 131 publiée au Moniteur belge) 

Attention : les états de frais ne peuvent plus être envoyés par e-mail ou par courrier au bureau de taxation. L'envoi devra se faire via JustInvoice. Vous pouvez vous rendre sur : Experts judiciaires, traducteurs & interprètes jurés | Just-on-web pour vous identifier.

Le format papier peut‑il encore être utilisé pour transmettre un état de frais ?

Non. Depuis le 1ᵉʳ janvier 2026, le format papier ne peut plus être utilisé pour transmettre un état de frais au bureau de taxation.
L'envoi par courrier ou par e‑mail n'est plus accepté. En cas de problème, vous devez contacter votre bureau de taxation.
Les boîtes mails fonctionnelles des bureaux de taxation servent uniquement aux échanges d'informations, pas à la réception de dossiers.
Désormais, tous les états de frais et leurs annexes doivent obligatoirement être introduits via JustInvoice.

Comment dois‑je introduire mon état de frais et quelles sont les obligations liées à JustInvoice ?

Vous devez continuer à transmettre vos états de frais et leurs annexes au bureau de taxation compétent. Depuis le 1ᵉʳ janvier 2026, l'introduction des états de frais et de leurs annexes via JustInvoice devient obligatoire.
Cette obligation ne s'applique pas aux entreprises pour lesquelles le SPF Justice a mis en place d'autres modalités de transmission.
Remarque : Un état de frais transmis par e-mail ou courrier ne sera plus traité. Les boîtes e-mail fonctionnelles du bureau de taxation sont exclusivement destinées aux contacts et échanges d'informations.

  • Vous devez attendre que votre dossier soit complet (approbations + réquisitions jointes) avant de l'introduire dans JustInvoice. Un état de frais dont le dossier est incomplet sera refusé.
  • Votre état de frais doit mentionner :
    • Toutes les informations légales devant figurer sur une facture, et
    • le détail des actions et du calcul justifiant votre demande de paiement. Pour rappel, les tarifs légaux doivent être respectés, y compris les 4 décimales après la virgule. Seul le total peut être arrondi à 2 décimales.
  • Votre état de frais doit impérativement être introduit dans JustInvoice avant l'envoi de la facture via Peppol, car le numéro JustInvoice devra obligatoirement figurer sur la facture.
  • Vous devez respecter le délai légal de 6 mois maximum à dater de la prestation pour introduire votre état de frais et votre facture. Si vous n'obtenez pas l'approbation dans ce délai, cela sera considéré comme un cas de force majeure. Toutefois, la preuve d'une demande répétée devra être jointe au dossier.
  • Une fois votre état de frais introduit via JustInvoice, il ne doit plus être signé.

Dois-je introduire mon état de frais dans JustInvoice avant d'envoyer ma facture électronique ?

Oui. Vous devez impérativement introduire votre état de frais dans JustInvoice avant d'envoyer votre facture électronique via Peppol/Mercurius.
Le numéro JustInvoice généré lors de cette étape doit obligatoirement figurer sur votre facture électronique, ainsi que la référence ROJ‑FJGK de votre bureau de taxation.
Si le numéro Justinvoice n'est pas indiqué sur la facture, celle-ci ne pourra pas être traitée, car elle ne pourra pas être rattachée à votre état de frais.

Comment se déroule la procédure de taxation et de liquidation de mon état de frais ?

Le bureau de taxation continue à contrôler votre état de frais et notamment à vérifier :

  • que la prestation a été correctement effectuée
  • que toutes les pièces justificatives prévues par la loi ont été transmises
  • que le tarif appliqué est correct
  • que les informations destinées à figurer sur la facture sont correctes
  • si des informations complémentaires sont nécessaires

Attention :
Si des erreurs sont détectées, le bureau de taxation vous demandera de corriger votre état de frais et, le cas échéant, d'introduire une note de crédit.

  • Si vous acceptez les corrections : vous devez introduire un nouvel état de frais corrigé de même qu'une note de crédit via Peppol en y mentionnant le numéro de JustInvoice de votre dossier.
  • Si vous contestez les corrections : vous disposez d'un délai d'un mois pour introduire un recours auprès du directeur général. Pour rappel, ce recours au directeur général ne peut porter que sur les montants facturés. Tout autre motif doit faire l'objet d'un recours au Conseil d'Etat.

Une réduction du montant réclamé peut être appliquée à la demande de l'autorité requérante ou à l'initiative du bureau de taxation en cas de manquements avérés.
Le paiement d'un montant incontestablement dû reste possible.

Une fois l'état de frais taxé et la facture réceptionnée via Peppol, votre dossier est transmis au bureau de liquidation pour paiement. Si des erreurs sont détectées par le bureau de liquidation, vous serez aussi invité à corriger votre état de frais et à éventuellement introduire une note de crédit via Peppol en y mentionnant le numéro de JustInvoice de votre dossier.

Quelles sont les obligations liées à la réquisition et à l'approbation avant de pouvoir être payé ?

  • La prestation doit être réalisée sur base d'une réquisition écrite. Si la demande est orale, le prestataire doit exiger une réquisition écrite. Aucun paiement n'est possible sans ce document.
  • Vous devez demander l'approbation écrite de votre prestation à l'autorité requérante. Aucun paiement ne sera possible sans ce document.

A qui dois-je demander l'approbation écrite de ma prestation ?

Il faut toujours demander l'approbation de votre prestation à l'autorité qui vous a requise.
L'approbation doit se faire sous la forme d'un écrit signé par la personne autorisée.

Dans le cadre d'une mission d'interprétation par exemple, l'approbation est fournie directement à la fin de celle-ci, via l'attestation des heures prestées par l'interprète, par les services de police ou le magistrat ;

Dans le cadre d'une mission d'expertise ou de traduction, l'autorité requérante approuve le rapport ou la traduction, après le dépôt du document, souvent par e-mail.

Que faire si j'ai des difficultés à obtenir l'approbation et quelles sont les exigences liées au document d'approbation ?

En cas de difficulté pour obtenir ce document, vous pouvez en informer le bureau de taxation.
Vous devrez apporter la preuve que vous avez tout fait pour obtenir l'approbation sollicitée auprès du requérant (demande et rappel le cas échéant).
Attention :

  • Le document d'approbation est indispensable au paiement. Les informations qu'il contient doivent permettre d'établir le lien avec la réquisition.
  • L'approbation de l'autorité requérante peut figurer sur le même document que la réquisition (p. ex. en cas d'interopération), mais ces deux actions ne peuvent pas être confondues.

Un état de frais introduit dans JustInvoice après le 01/01/2026 doit-il être signé électroniquement ?

Les prestataires soumis à l'obligation de facturation électronique ne doivent plus signer les états de frais transmis via JustInvoice.
Les prestataires non assujettis à la TVA et qui ne font pas de factures électroniques, doivent continuer à signer leurs états de frais, y compris lorsqu'ils sont transmis via JustInvoice.

L'obligation d'introduire les états de frais via JustInvoice s'applique‑t‑elle à toutes les entreprises ?

Non. L'obligation d'introduire les états de frais via JustInvoice ne s'applique pas aux entreprises pour lesquelles le SPF Justice a prévu d'autres modalités de transmission. Ces entreprises doivent continuer à utiliser la procédure spécifique qui leur a été communiquée.

Une facture proforma peut-elle être transmise dans JustInvoice en tant qu'état de frais ?

Oui, une facture proforma peut être transmise en qualité d'état de frais, à condition qu'une facture électronique soit envoyée parallèlement via Peppol.
Le document « proforma » doit alors contenir toutes les informations obligatoires d'un état de frais, conformément à la loi sur les frais de justice en matière répressive, comme :

  • le détail des actions réalisées ;
  • les tarifs appliqués ;
  • le détail des calculs, avec quatre décimales après la virgule (seul le total peut être arrondi à deux décimales).

Attention que :

  • les prestataires non assujettis à la TVA, qui ne transmettent pas de facture électronique, doivent continuer à envoyer un état de frais à titre de déclaration de créance.
  • les prestataires ne peuvent pas demander le paiement de leur prestation sur la seule base d'un document sur lequel figure la mention : « facture pro forma », « facture provisoire », « devis », « concept », « aperçu avant impression », « brouillon », …. En effet, même si ces documents contiennent toutes les mentions requises d'un état de frais, ils ne permettent pas au service Liquidation de les traiter ou de les payer sans disposer de la facture originale.

Si vous en avez la possibilité, nous vous invitons à joindre à votre dossier JustInvoice, une copie de la facture telle qu'envoyée via Peppol ; votre dossier sera ainsi complet et les bureaux de taxation et de liquidation disposeront d'emblée, de tous les documents nécessaires à son traitement et à sa mise en paiement.

Dois-je attendre 6 mois après la fin de ma mission pour soumettre mon état de frais ?

Non, vous devez introduire votre état de frais via JustInvoice, le plus tôt possible, après la fin de votre prestation, dès que votre dossier est complet.

  • 6 mois, c'est la date limite, pour introduire votre demande de paiement.

Conformément à l'article 41 de l'Arrêté royal du 15 décembre 2019, le prestataire doit : « introduire son état de frais auprès du bureau de taxation compétent dans les six mois à dater du jour de l'exécution de sa prestation ou de l'introduction de son rapport ».
La seule exception concerne les situations dans lesquelles, malgré une demande explicite du prestataire (preuve à l'appui), le requérant n'a pas transmis l'approbation. Dans ce cas, une force majeure peut être accordée.

Qu'est-ce que Peppol ?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau sécurisé et standardisé qui permet l'échange électronique de documents commerciaux (factures, bons de commande, avis d'expédition…) entre entreprises et administrations publiques en Europe et dans d'autres pays.
Peppol est à la fois :

  • un réseau de communication (un "internet des entreprises")
  • un ensemble de standards techniques communs (formats, protocoles, identifiants),
  • une gouvernance internationale (OpenPeppol AISBL, une ASBL basée en Belgique.

C'est le SPF BOSA qui assume depuis le 1er janvier 2016 le rôle d'Autorité Peppol pour la Belgique. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet sur son site : Peppol | BOSA.

Qu'est-ce que Mercurius ?

Mercurius est le portail public belge qui est mis gratuitement à la disposition des fournisseurs, par le SPF BOSA, pour faciliter la gestion des factures électroniques. Il permet aux entreprises d'envoyer de nombreuses e-factures vers de très nombreuses entreprises publiques (B2G) et privées belges et européennes.

En tant que personne non soumise à la TVA, puis-je créer un profil dans Mercurius ?

Oui, il n'est pas obligatoire d'être assujetti à la TVA pour créer un profil dans Mercurius et pour envoyer des factures électroniques.

Puis-je facturer mes clients privés via Mercurius ?

Mercurius est principalement destinée à la facturation vers le secteur public belge.
Toutes questions concernant son utilisation, peut être posées au SPF BOSA.
Le lien ci-dessous vous renvoie vers la FAQ du SPF BOSA : https://bosa.belgium.be/fr/themes/administration-numerique/facturation-electronique/mercurius-faq

Quelle plateforme conseillez-vous pour recevoir et envoyer des factures électroniques ?

Chaque prestataire est libre de choisir la plateforme qui correspond le mieux à ses besoins ; la plateforme Mercurius, est une option parmi d'autres, qui a été renseignée car il s'agit du portail public belge et qu'elle est gratuite.
Si vous souhaitez obtenir plus de renseignements, vous pouvez vous rendre sur Mercurius : Mercurius | BOSA.
Vous trouverez également un explicatif sur l'encodage dans Mercurius : Mercurius.pdf.

Le décompte détaillé des frais, doit-il être téléchargé dans Mercurius?

Non pas pour l'instant.
Après la validation de la taxation, seule la facture comportant toutes les mentions légales et les références nécessaires, doit être transmise via Mercurius / format PEPPOL.
Le décompte détaillé des frais, quant à lui, doit être intégré dans l'état de frais introduit dans JustInvoice, afin de permettre sa vérification et sa taxation par le bureau de taxation.

Mercurius dispose-t-il d'un service d'assistance ou d'un support similaire ?

Pour toutes questions en lien avec Mercurius, vous pouvez vous adresser au SPF BOSA.
Le lien ci-dessous vous renvoie vers le site internet Mercurius du SPF BOSA : https://bosa.belgium.be/fr/services/mercurius.
Le lien ci-dessous vous renvoie vers la FAQ du SPF BOSA : https://bosa.belgium.be/fr/themes/administration-numerique/facturation-electronique/mercurius-faq.

Les personnes qui reçoivent leurs missions de la police, de la justice, etc doivent-elles obligatoirement utiliser Mercurius ?

Non. Il n'existe aucune obligation d'utiliser Mercurius pour envoyer vos factures au SPF Justice.
Mercurius est simplement une option — gratuite — proposée parmi d'autres.
L'obligation porte uniquement sur l'envoi électronique des factures au format PEPPOL.
Chaque prestataire de services est libre de choisir la plateforme ou l'application qui lui convient, en fonction de ses préférences ou de son environnement comptable. Mercurius fait partie des solutions possibles, mais n'est pas imposée.
Toute mission réalisée par un prestataire assujetti à la TVA (y compris sous régime d'exonération) et effectuée sur réquisition des autorités judiciaires est soumise à cette obligation de facturation électronique.

Quelles sont les coordonnées du SPF Justice à mentionner sur la facture électronique, à la rubrique « destinataire » ?

Vous devez indiquer les coordonnées du SPF Justice (pas celles de l'autorité requérante), soit :

  • Adresse : SPF Justice, Boulevard de Waterloo 115, 1000 Bruxelles
  • Identifiant = numéro BCE = TVA : 0308.357.753

Quel est l'impact de la facturation électronique sur la procédure de paiement des frais de justice ?

L'obligation de facturation électronique ne modifie pas les dispositions de la loi de 2019 sur les frais de justice. Cela signifie que :

  • Vous devez toujours introduire votre état de frais accompagné des pièces justificatives habituelles (réquisition, preuve de prestation), auprès du bureau de taxation compétent et dans les délais légaux.
  • L'état de frais doit être établi conformément à la loi sur les frais de justice ainsi qu'aux directives applicables. Il doit comporter toutes les informations nécessaires aux opérations de taxation et de liquidation (N° de notice, N°VTI, montant, unité, …), qui conditionnent l'autorisation du paiement des montants réclamés.
  • Cet état de frais sert de document provisoire, assimilable à un brouillon de facture détaillée. Il a pour fonction d'informer le SPF Justice des coûts (prix, quantités, conditions) découlant de la ou des prestation(s) réalisée(s) à la suite d'une réquisition de l'autorité judiciaire.
  • Vous devez toujours respecter le délai de six mois à dater de la prestation pour introduire votre état de frais.
  • La procédure de taxation et de liquidation reste pleinement d'application. Elle constitue une étape préalable et indispensable au paiement de la facture électronique. Vos documents seront donc toujours contrôlés et taxés par le bureau de taxation, la validation finale par le bureau de liquidation se fera après la réception de la facture.
  • Le bureau de taxation peut vous demander de corriger votre état de frais si nécessaire.

Qu'est ce qui a changé depuis le 1er janvier 2026 en matière de facturation ?

1. Si vous êtes assujetti à la TVA :

  • Vous devez établir une facture électronique via Peppol / Mercurius.
  • Vous devez attendre que votre dossier soit complet avant d'envoyer votre état de frais au bureau de taxation (état de frais + approbation + réquisition).
  • Vous devez obligatoirement utiliser JustInvoice pour transmettre votre dossier au bureau de taxation.
  • Vous devez introduire votre état de frais dans JustInvoice avant d'envoyer votre facture électronique via Peppol / Mercurius.
  • Votre état de frais et votre facture doivent être réconciliés informatiquement. Pour cela, la référence ROJ-FJGK et le numéro JustInvoice doivent obligatoirement figurer sur la facture et sur les notes de crédit éventuelles.

2. Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA :

  • Vous devez attendre que votre dossier soit complet avant d'envoyer votre état de frais au bureau de taxation (état de frais + approbation + réquisition).
  • Vous devez obligatoirement utiliser JustInvoice pour transmettre votre dossier au bureau de taxation.

Qu'est ce qui n'a pas changé depuis le 1er janvier 2026 en matière de facturation ?

1. Si vous êtes assujetti à la TVA, ce qui ne change pas :

  • Les modalités de réquisition et d'approbation.
  • La procédure de taxation et de liquidation des états de frais.
  • Les règles et dispositions légales prévues par la loi sur les frais de justice.

2. Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA :

  • Les modalités de réquisition et d'approbation.
  • La procédure de taxation et de liquidation des états de frais.
  • Les règles et dispositions légales prévues par la loi sur les frais de justice.
  • L'obligation de signer votre état de frais.

La nouvelle procédure avec la facturation électronique, est‑elle définitive ?

Une phase intermédiaire est mise en place.
Il est donc probable qu'une adaptation de la procédure vous soit communiquée dans les prochains mois.

Où trouver des informations supplémentaires ?

Pour toute question en lien avec la prestation, les documents justificatifs ou encore la procédure d'introduction des dossiers dans JustInvoice, vous pouvez prendre contact avec le bureau de taxation de votre arrondissement.
Pour toute question comptable relative au format Peppol ou à l'utilisation de toute plateforme comptable, vous devez vous adresser à votre comptable ou, s'agissant plus spécifiquement de Mercurius, à consulter le site internet de BOSA qui y est précisément dédié : https://bosa.belgium.be/fr/services/mercurius.
C'est le SPF BOSA qui assume depuis le 1er janvier 2016 le rôle d'Autorité Peppol pour la Belgique. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet sur son site.
Si vous souhaitez introduire un état de frais et gérer votre dossier en tant qu'expert, vous pouvez également vous rendre sur : Experts judiciaires, traducteurs & interprètes jurés | Just-on-web.

Quelles sont les nouvelles règles en matière de facturation, appliquées aux frais de justice ?

Depuis le 1er janvier 2026, les personnes assujetties à la TVA sont obligées de faire des factures électroniques pour certaines opérations réalisées en Belgique.
L'objectif principal de cette disposition est de simplifier et sécuriser les échanges « Business to Government » et « Business to Business » en garantissant :

  • La compatibilité entre systèmes informatiques différents
  • La traçabilité et l'authenticité des documents
  • Le respect des normes européennes (facturation électronique obligatoire)

Les personnes non assujetties à la TVA ne sont pas soumises à cette obligation, mais peuvent l'utiliser volontairement.

Les règles datant du 01/01/2026, qu'advient-il des factures de 2025 qui n'ont pas encore été approuvées et payées ? Peuvent-elles encore être traitées comme à l'ancienne ?

Oui, les factures établies en 2025 continuent d'être traitées selon les modalités qui étaient d'application à cette époque.

Existe-t-il des dispositions transitoires qui accompagnent l'obligation de facturation électronique ?

Une tolérance limitée dans le temps a été accordée jusqu'à la fin du mois de mars, aux entreprises qui, au 1ᵉʳ janvier 2026, n'étaient pas prêtes ou rencontraient des difficultés pour utiliser la plateforme Peppol/Mercurius.

La procédure transmise par le SPF Justice dans la note du 23 décembre 2025 est temporaire et susceptible d'évoluer, notamment en fonction des développements informatiques à venir. Il est probable qu'une version adaptée de cette procédure soit communiquée dans les prochains mois.

Dois‑je détailler le calcul de ma prestation sur la facture électronique ?

Non. Le détail des prestations n'est pas obligatoire sur la facture, toutefois les montants HTVA, TVA et TVAC doivent être mentionnés et correspondre exactement au total repris dans l'état de frais taxé.

Est-il possible d'établir une facture pro forma sur une plateforme de facturation électronique ?

Nous ne sommes malheureusement pas en mesure de répondre à cette question. Toutes questions concernant la facturation électronique peuvent être adressées au SPF Bosa.

Que signifie « le numéro de notice et/ou de dossier » (voir point 6 des directives) ?

Il s'agit du numéro d'identification du dossier judiciaire (numéro de notice, numéro de procès-verbal, numéro de dossier d'instruction, etc).
Cette référence permet d'identifier le dossier dans lequel le prestataire est intervenu.
Ce même numéro doit également figurer sur le réquisitoire et sur l'approbation, afin de relier clairement tous les documents à l'état de frais ou à la facture correspondante.

Le numéro de notice ou de dossier peut-il être dans la référence de paiement ou doit-il être dans une autre rubrique ?

Non, il est préférable qu'il apparaisse ailleurs. La référence de paiement apparait sur l'extrait de compte et permet au prestataire de réconcilier paiement et facture.

Le numéro d'expertise peut-il être indiqué dans les commentaires ?

Si la plateforme comptable permet l'introduction de plusieurs champs de description, le numéro de l'expertise peut évidemment être mentionné, tant que le sont, prioritairement, les données suivantes :

  • Le numéro de commande ROJ-FJGK suivie du numéro d'identification du bureau de taxation compétent
  • Le numéro de dossier attribué dans JustInvoice, soit la mention « JINV » suivi du numéro de dossier concerné
  • Le numéro de notice ou de dossier judiciaire
  • Vos coordonnées de contact
  • Votre numéro VTI ou EXP si vous êtes traducteur/interprète juré ou expert judiciaire

Les réquisitions/approbations doivent-elles également être téléchargées, avec la facture électronique, dans Mercurius / Peppol ?

Non. Pour l'instant, seule la facture, munie de toutes les références utiles et établie pour le montant total validé par la taxation, doit être transmise via Mercurius / au format PEPPOL.
Toutes les annexes nécessaires — réquisitions, approbations, détails du décompte des frais, etc. — doivent être jointes au dossier dans JustInvoice, où elles seront vérifiées et taxées par le bureau de taxation compétent.

Le décompte des frais doit-il être téléchargé dans Mercurius /Peppol ?

Après la validation de la taxation, seule la facture, munie de toutes les mentions légales et des références utiles, doit être soumise via Mercurius / format Peppol ; le décompte détaillé des frais doit quant à lui figurer dans l'état de frais qui est introduit dans JustInvoice pour vérification et taxation par le bureau de taxation.

Comment les factures adressées via PEPPOL, parviennent-elles au bureau de liquidation ?

Les factures électroniques transmises au format Peppol au SPF Justice et qui sont destinées aux bureaux de taxation et de liquidation des frais de justice sont identifiées et transmises au bureau compétent grâce à la référence ROJ-FJGK et au numéro de dossier JustInvoice.

Quel format doit être utilisé pour les factures électroniques et existe-t-il des exceptions possibles ?

Les factures électroniques doivent être émises selon la norme européenne Peppol BIS UBL. Elles peuvent être envoyées et reçues gratuitement via la plateforme Mercurius, qui fait partie du réseau Peppol. Si vous souhaitez obtenir plus de renseignements, vous pouvez vous rendre sur Mercurius | BOSA.
Un autre format peut être utilisé par dérogation, à condition qu'il respecte la norme européenne et qu'un accord existe entre les parties.

Une facture électronique doit-elle être signée ?

Non, une facture électronique ne doit pas être signée.

Existe-t‑il un exemple de facture propre aux frais de justice ?

Il n'existe pas de modèle officiel, car la structure dépend du logiciel comptable utilisé. La facture doit toutefois contenir :

  • Vos coordonnées et mentions comptables obligatoires
  • La référence ROJ‑FJGKXX
  • Le numéro JustInvoice
  • Le numéro de dossier / notice
  • Votre numéro EXP ou VTI
  • Le montant total correspondant à l'état de frais taxé

Dois-je établir une facture par prestation ou puis‑je regrouper plusieurs prestations ?

Vous pouvez regrouper plusieurs prestations dans une seule facture, pour autant que :

  • Toutes les prestations figurent dans un état de frais introduit dans JustInvoice
  • Le montant total corresponde exactement au total de l'état de frais taxé

Il n'est donc pas nécessaire d'émettre une facture par prestation. Cependant, une facture ne peut pas regrouper plusieurs dossiers JustInvoice.

Quelles informations doivent obligatoirement figurer sur ma facture électronique liée à un état de frais ?

Vous devez obligatoirement indiquer, sur toute facture électronique liée à un état de frais :

  • Vos coordonnées de contact.
    Veillez notamment à encoder votre adresse e-mail ainsi que toutes les mentions comptables obligatoires dans les champs prévus à cet effet : BCE, numéro de compte, numéro de facture, etc.
  • Un code permettant d'identifier l'objet de la facture et le bureau destinataire.
    Pour cela, vous devez indiquer, à la suite du champ « N° de commande » ou « N° de PO », la référence « ROJ-FJGK » suivie du numéro d'identification du bureau de taxation.
    Liste des références ROJ-FJGK par bureau de taxation :
    • ROJ-FJGK01 = Anvers - Antwerpen
    • ROJ-FJGK02 = Hasselt (Limbourg) - Hasselt (Limburg)
    • ROJ-FJGK03 = Mons (Hainaut) - Bergen (Henegouwen)- Mons (Hennegau)
    • ROJ-FJGK04 = Bruxelles - Brussel – Brüssel / NL
    • ROJ-FJGK05 = Bruxelles - Brussel - Brüssel / FR
    • ROJ-FJGK06 = Louvain - Leuven - Löwen
    • ROJ-FJGK07 = Nivelles (Brabant Wallon) - Nijvel (Waals Brabant) - Nivelles (Wallonisch Brabant)
    • ROJ-FJGK08 = Bruges (Flandre Occidentale) - Brugge (West Vlaanderen) - Brügge (Westflandern)
    • ROJ-FJGK09 = Gand (Flandre Orientale) - Gent (Oost Vlaanderen) - Gent (Ostflandern)
    • ROJ-FJGK10 = Arlon (Luxembourg) / Aarlen (Luxemburg) / Arlon (Luxemburg)
    • ROJ-FJGK11 = Namur / Namen / Namur
    • ROJ-FJGK12 = Eupen
    • ROJ-FJGK13 = Liège/ Luik/ Lüttich
    • ROJ-FJGK99 = Bureau Central/ Centraal bureau/ Zentralbüro
  • La référence « JINV » suivie du numéro JustInvoice, par exemple : JINV370828-25. Le numéro JustInvoice doit être unique. Cela signifie que vous ne pouvez avoir qu'un seul numéro de justInvoice associé à un état de frais. Ce numéro doit être repris dans toutes les communications relatives à cet état de frais, y compris sur les factures corrigées et sur les notes de crédit.
  • Le numéro de notice et/ou de dossier
  • Votre numéro VTI ou EXP si vous êtes traducteur/interprète juré ou expert judiciaire

Attention : Contrairement à l'état de frais, le détail des prestations n'est pas obligatoire sur la facture. Toutefois les montants HTVA, TVA et TVAC doivent être mentionnés et correspondre exactement au total repris dans l'état de frais taxé.

Votre facture ne pourra pas être traitée si :

  • la référence ROJ-FJGKXX n'est pas correctement indiquée dans le champ « N° de commande » ou « N° de PO »
  • le numéro JustInvoice n'apparaît pas sur la facture
  • les mentions comptables obligatoires ne sont pas correctement encodées

Le PDF de la facture commercial ne doit pas être signé.
Les personnes non soumises à la facturation électronique peuvent continuer à n'introduire qu'un état de frais.
Si elles le souhaitent, elles peuvent également émettre une facture via le programme gratuit Mercurius, en respectant ces directives. Si vous souhaitez plus de renseignement sur le programme Mercurius, vous pouvez vous rendre sur Mercurius | BOSA.
L'emplacement exact des différents champs peut varier selon les logiciels comptables utilisés. Dans le programme gratuit Mercurius, les références complémentaires doivent être encodées dans le champ « Autres références ».

Quelles références doivent obligatoirement figurer sur ma facture électronique et sur mes notes de crédit ?

Pour que votre facture électronique et vos éventuelles notes de crédit puissent être traitées, deux références doivent obligatoirement y figurer :

  • La référence ROJ‑FJGK du bureau de taxation compétent.
  • Le numéro JustInvoice généré lors de l'introduction de votre état de frais dans JustInvoice.

Ces deux références permettent la réconciliation informatique entre votre état de frais et votre facture. Sans elles, votre facture ne pourra pas être traitée, ni rattachée à votre dossier.

Dans quels cas ma facture électronique ne pourra‑t‑elle pas être traitée ?

Votre facture électronique ne pourra pas être traitée si des informations essentielles sont absentes, incorrectes ou mal encodées. Dans ces situations, elle sera automatiquement rejetée par le système. Les cas les plus fréquents sont les suivants :

  • La référence ROJ‑FJGKXX n'est pas correctement indiquée dans le champ « N° de commande » ou « N° de PO ».
  • Le numéro JustInvoice n'apparaît pas sur la facture, ce qui empêche la réconciliation avec votre état de frais.
  • Les mentions comptables obligatoires (numéro BCE, numéro de compte, numéro de facture, etc.) ne sont pas encodées dans les champs prévus ou sont incomplètes.
  • L'état de frais correspondant n'a pas été introduit dans JustInvoice ou ne correspond pas à la facture.
  • La facture n'est pas transmise via le canal Peppol/Mercurius, comme exigé.
  • Le format de la facture électronique n'est pas conforme aux exigences Peppol.
  • La facture est adressée à un mauvais bureau de taxation ou les références ne correspondent pas au dossier compétent.
  • Les références figurant sur la facture et celles de l'état de frais sont incohérentes (ROJ‑FJGK ou numéro JustInvoice divergents).

Ces éléments sont indispensables pour permettre le traitement automatique de votre facture, son rattachement à votre dossier et, en fin de parcours, son paiement.

Où dois-je indiquer sur la facture le code du bureau de taxation dont je dépends ?

Dans le champ référence / numéro de commande / n° PO (selon la dénomination utilisée par votre plateforme de paiement), précédé, IMPERATIVEMENT, de la référence « ROJ-FJGK ».

Pourquoi est-ce que, depuis le 20/05/2026, je reçois une notification de rejet de ma facture Peppol, depuis une adresse « peppol.aca@just.fgov.be », alors que toutes les mentions demandées ont bien été complétées ?

Les messages de rejet reçus depuis l'adresse « peppol.aca@just.fgov.be » sont des réponses automatiques transmises par le service informatique suite à la réception de documents électroniques.
Il est possible de recevoir ce message même si les informations (comme le numéro de commande) sont correctes sur le PDF, le système ne vérifie que les données structurées Peppol (UBL).
Le rejet se produit lorsque le numéro de commande est absent, incorrect ou différent de celui du PDF (même légèrement, comme de petites différences de format, comme un espace en trop ou un caractère manquant) dans le champ prévu à cet effet dans l'UBL.
Même si l'information est lisible sur le PDF, elle doit également être correctement renseignée dans les données structurées Peppol afin de permettre son traitement automatique par nos systèmes.

👉 Il est donc essentiel que le numéro de commande soit correctement encodé dans l'UBL. Vous devez vérifier, lors de l'émission de la facture, que ce numéro est bien indiqué dans le champ prévu à cet effet dans l'UBL, avec exactement la même valeur que celle attendue.

peppol

Que faut-il remplir dans la plateforme comptable dans les champs suivants ?

  • Numéro de commande
  • Code article
  • Quantité
  • Description
  • Numéro de commande : Le numéro de commande peut aussi, selon la plateforme comptable utilisée, être référencé comme « numéro de PO (soit « Purchase Order ») » ou « référence » : il s'agit de la mention « ROJ-FJGK » (celle-ci doit IMPERATIVEMENT être mentionnée, sans quoi la facture sera absorbée dans le flux des documents Peppol sans pouvoir être assimilée aux frais de justice) suivie du numéro d'identification du bureau de taxation :
    Liste des références ROJ-FJGK par bureau de taxation :
    • ROJ-FJGK01 = Anvers - Antwerpen
    • ROJ-FJGK02 = Hasselt (Limbourg) - Hasselt (Limburg)
    • ROJ-FJGK03 = Mons (Hainaut) - Bergen (Henegouwen)- Mons (Hennegau)
    • ROJ-FJGK04 = Bruxelles - Brussel – Brüssel / NL
    • ROJ-FJGK05 = Bruxelles - Brussel - Brüssel / FR
    • ROJ-FJGK06 = Louvain - Leuven - Löwen
    • ROJ-FJGK07 = Nivelles (Brabant Wallon) - Nijvel (Waals Brabant) - Nivelles (Wallonisch Brabant)
    • ROJ-FJGK08 = Bruges (Flandre Occidentale) - Brugge (West Vlaanderen) - Brügge (Westflandern)
    • ROJ-FJGK09 = Gand (Flandre Orientale) - Gent (Oost Vlaanderen) - Gent (Ostflandern)
    • ROJ-FJGK10 = Arlon (Luxembourg) / Aarlen (Luxemburg) / Arlon (Luxemburg)
    • ROJ-FJGK11 = Namur / Namen / Namur
    • ROJ-FJGK12 = Eupen
    • ROJ-FJGK13 = Liège/ Luik/ Lüttich
    • ROJ-FJGK99 = Bureau Central/ Centraal bureau/ Zentralbüro
  • Code article : il s'agit du numéro de dossier tel qu'attribué dans JustInvoice ; celui-ci doit apparaître sous la forme suivante : « JINV » suivie du numéro JustInvoice, par exemple : « JINV370828-25 ». Le numéro JustInvoice doit être unique. Cela signifie que vous ne pouvez avoir qu'un seul numéro de justInvoice associé à un état de frais. Ce numéro doit être repris dans toutes les communications relatives à cet état de frais, y compris sur les factures corrigées et sur les notes de crédit.
  • Quantité : 1
  • Description : doit être ajouté à cet endroit (dans un champ ou dans plusieurs, selon la plateforme comptable utilisée) le numéro de notices et/ou de dossier, de même que votre numéro VTI ou EXP si vous êtes traducteur/interprète juré ou expert judiciaire.

Pouvons-nous utiliser deux systèmes de facturation en parallèle, par exemple Mercurius et une autre plateforme ?

Un seul système de facturation suffit, pour autant que vous n'émettiez qu'une seule facture par prestation.
L'utilisation simultanée de deux plateformes est déconseillée : elle est contreproductive et peut entraîner des erreurs, notamment des risques de double facturation ou de double paiement.
Il existe par ailleurs de nombreux logiciels comptables et plateformes compatibles avec PEPPOL, ce qui permet à chaque prestataire de choisir la solution qui lui convient le mieux.

Que dois‑je faire si je suis assujetti à la TVA ?

Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez obligatoirement établir une facture électronique via Peppol / Mercurius.
Les factures électroniques doivent être émises selon la norme européenne Peppol BIS UBL. Elles peuvent être envoyées et reçues gratuitement via la plateforme Mercurius, réseau Peppol.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le programme Mercurius, vous pouvez vous rendre sur : Mercurius | BOSA.
Un autre format peut être utilisé par dérogation, s'il respecte la norme européenne, sous réserve d'un accord entre les parties.
La facture doit respecter l'ensemble des exigences prévues : mentions comptables obligatoires, ainsi que toutes les références et les informations nécessaires au traitement de votre dossier.

Si je suis exonéré de TVA, suis-je quand même soumis à la facturation électronique et à l'obligation d'utiliser PEPPOL ?

Oui. Tous les prestataires assujettis à la TVA, y compris ceux bénéficiant du régime d'exonération, doivent transmettre leurs factures par voie électronique au format PEPPOL.

Comment facturer si mes prestations sont exonérées de TVA ?

Certaines prestations sont exonérées de TVA conformément à l'article 44 §2, 2° du Code TVA. Votre facture électronique doit donc être émise sans TVA et comporter la mention obligatoire : « Exonération de TVA – article 44 §2, 2° du Code TVA ».
Aucune autre formalité particulière n'est requise. Le montant total facturé doit simplement correspondre exactement au total repris dans l'état de frais taxé.

Étant donné que je ne facture pas plus de 25.000,00 €/an, je ne suis pas soumis à l'obligation de facturer de la TVA (petite entreprise sous régime d'exonération). Dois-je malgré tout m'inscrire à PEPPOL ?

Oui. Tout prestataire assujetti à la TVA est tenu, depuis le 01/01/2026, de transmettre ses factures par voie électronique. Cela signifie que les prestataires sous régime de franchise de TVA sont, également, soumis à cette obligation.

Comment facturer si mes prestations sont sous le régime de franchise de TVA ?

Le régime de franchise de TVA permet aux petites entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 25 000 euros de bénéficier d'une exonération de certaines obligations fiscales. Votre facture électronique doit donc être émise sans TVA et comporter la mention obligatoire : « Régime particulier de franchise des petites entreprises » ou « Exonéré de TVA ».

Tuile 4: Paiements, délais et problèmes

Dans quelles conditions ma facture électronique peut‑elle être payée ?

Votre facture électronique ne sera acquittée qu'après taxation et liquidation de l'état de frais et pour autant que le montant facturé soit correct et conforme au montant taxé.
Attention : Si le montant facturé ne correspond pas au montant autorisé après taxation et liquidation, vous devrez rédiger une note de crédit à envoyer via Peppol.

  • La date prise en compte pour le délai de paiement de 30 jours est la date à laquelle votre dossier est complet.
  • La facture électronique ne pourra être payée que si elle peut être identifiée via le la référence « ROJ-FJGK » suivie du numéro d'identification du bureau de taxation et rattachée à l'état de frais grâce au numéro JustInvoice.

Qu'est-ce que je risque si je ne respecte pas l'obligation de facturation électronique ?

Des sanctions du SPF Finances peuvent être appliquées aux entreprises qui ne disposent pas des moyens techniques nécessaires pour émettre ou recevoir des factures électroniques.
Ces sanctions sont progressives :

  • 1ʳᵉ infraction : 1 500 €
  • 2ᵉ infraction : 3 000 €
  • Infractions suivantes : 5 000 €

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter : https://efacture.belgium.be/fr/news/periode-de-tolerance-pendant-les-trois-premiers-mois-de-2026

Qu'en est-il de l'application des intérêts de retard sur les prestations en matière de frais de justice ?

Depuis le 1ᵉʳ février 2026, des indemnités et intérêts de retard sont automatiquement versés aux prestataires lorsque le paiement de leur facture intervient au‑delà du délai légal de 30 jours.
Ce délai est calculé à compter de sa réception, pour autant qu'il s'agisse de transactions commerciales et que le dossier transmis au service des frais de justice soit complet et correct. Vous n'avez donc rien à faire.
Le SPF BOSA a intégré dans l'application comptable de l'État fédéral un mécanisme qui calcule et verse automatiquement les indemnités et intérêts de retard dès qu'un paiement relatif à une transaction commerciale dépasse le délai légal.

Que dois-je faire pour obtenir le paiement des indemnités et intérêts de retard ?

Vous n'avez rien à faire. Ce calcul se fait automatiquement.
Le SPF BOSA a intégré dans l'application comptable de l'État fédéral un mécanisme qui calcule et verse automatiquement les indemnités et intérêts de retard dès qu'un paiement dépasse le délai légal.

Quelle est la procédure à suivre pour les factures relatives à des prestations réalisées à la demande du service des tutelles ?

Pour tous les prestataires disposant d'un numéro de BCE, l'obligation de facturation électronique est identique. Toutefois, le service des tutelles est indépendant du service des frais de justice.
Dans Mercurius/PEPPOL, afin d'assurer une orientation correcte des documents, il ne faut pas utiliser la référence ROJ-FJGKXX, mais bien la référence « WLMENA ».
Par ailleurs, les documents relatifs aux prestations effectuées pour le service des tutelles :

  • ne sont pas soumis aux mêmes règles,
  • ne transitent pas via JustInvoice,
  • et ne relèvent pas de la procédure communiquée le 23 décembre.

Il convient donc de se référer à la procédure propre au service des tutelles.
Toute question à ce sujet peut être transmise à ce service via l'adresse « creances.tutelles@just.fgov.be »

Le bureau de liquidation peut-il effectuer le paiement sans qu'une facture électronique ait été envoyée via PEPPOL ?

Une période de transition, dont la durée ne peut être précisée à ce stade, a été laissée aux prestataires. Pour les prestataires assujettis à la TVA et ayant donc l'obligation d'émettre des factures, le service liquidation ne peut effectuer le paiement qu'en étant en possession de la facture, et donc pas sur la base de documents pro-forma, devis, brouillons, concepts etc.
Le bureau de liquidation poursuit dans tous les cas le paiement des documents signés soumis par les prestataires non assujettis à la TVA.