La fondation d’utilité publique (FUP) doit être constituée par acte authentique. Il y a, dès lors, lieu de s’adresser au préalable à un notaire.

C’est le SPF Justice qui reste cependant compétent pour la reconnaissance d’une FUP, laquelle acquiert la personnalité juridique au jour de la signature de l’arrêté royal de reconnaissance.

Il convient de faire parvenir les documents suivants au SPF Justice :

  1. une expédition certifiée conforme de l’acte notarié de création de la fondation dans le préambule duquel est mentionné le capital apporté par le(s) fondateur(s) ;
  2. une requête demandant l’octroi de la personnalité juridique, adressée au ministre de la Justice mais annexée aux autres documents;
  3. la liste des membres du conseil d’administration : nom, prénom, lieu et date de naissance et adresse ; pour les personnes morales : dénomination, forme juridique et adresse du siège (si cela n’a pas été repris dans l’acte authentique).

Ces documents sont à transmettre à l’adresse suivante :
Service public fédéral Justice
Direction générale de la Législation et des Libertés et Droits fondamentaux
Associations Internationales et Fondations
115 boulevard de Waterloo
1000 Bruxelles
Edmée Chrétien (tél. : 02 542 74 80 – edmee.chretien@just.fgov.be)
Tina Arts (tél. : 02.542.7915 – tina.arts @just.fgov.be)

Dès que toutes les pièces nécessaires lui seront parvenues, l’administration soumet le projet d’arrêté à la signature royale.

Une fois l’arrêté royal signé, l’administration envoie quatre expéditions de celui-ci au notaire instrumentant ou au conseil de la fondation. Une des quatre expéditions doit être communiquée au greffe du tribunal de commerce de l’arrondissement dans lequel la fondation a son siège, accompagnée des autres documents utiles.

La fondation d’utilité publique ne peut donc procéder à la publication de ses statuts aux Annexes du Moniteur belge avant d’avoir obtenu l’arrêté royal octroyant la personnalité juridique. Si elle y procède malgré tout, une nouvelle publication aux Annexes du Moniteur belge doit avoir lieu après l’obtention de l’arrêté royal afin de rectifier la première publication.

Les documents à transmettre au greffe du tribunal de commerce sont :

  1. une expédition de l’arrêté royal de reconnaissance attestant de l’acquisition de la personnalité juridique de la FUP 
  2. les statuts ainsi que les actes relatifs à la nomination des administrateurs et des personnes habilitées à représenter la fondation;
  3. le formulaire I en vue de la publication aux Annexes du Moniteur belge et de l’immatriculation à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) ;
  4. la preuve de paiement des frais relatifs à la publication au Moniteur belge.