La transformation d’une société dotée de la personnalité juridique en asbl ou aisbl requiert un acte authentique ainsi qu’un arrêté royal d’approbation (article 14:35 du Code des sociétés et des associations). Dans le cas d'une conversion en aisbl, l'acte authentique ne prend effet qu'après son approbation par un arrêté royal.

Il convient de faire parvenir les documents suivants au SPF Justice :

  1. une expédition certifiée conforme de l’acte authentique en vertu duquel la société est convertie en une asbl ou aisbl, accompagnée des annexes suivantes :
    • un rapport justificatif établi par l’organe d’administration ;
    • un état résumant la situation active et passive de la société, arrêté à une date ne remontant pas à plus de trois mois avant la réunion de l’organe d’administration appelé à se prononcer sur le projet ;
    • un rapport de contrôle sur cet état indiquant notamment s’il traduit d’une manière complète, fidèle et correcte la situation de la société, établi par le commissaire de la fondation ou, lorsqu’il n’y a pas de commissaire, par un réviseur d’entreprises ou un expert-comptable externe désigné par l’organe d’administration ;
  2. une requête demandant l’approbation de la transformation, adressée au ministre de la Justice, mais annexée aux autres documents ;
  3. la liste des membres du conseil d’administration en fonction lors de la signature de l’acte de transformation : nom, prénom, lieu et date de naissance et adresse; pour les personnes morales: dénomination, forme juridique et adresse du siège.

Ces documents sont à transmettre à l’adresse suivante :

Service public fédéral Justice

Direction générale de la Législation et des Libertés et Droits fondamentaux
Associations Internationales et Fondations
115 boulevard de Waterloo
1000 Bruxelles

Edmée Chrétien
T 02 542 74 80
edmee.chretien@just.fgov.be

Michèle de Laat
T 02 542 67 46
michele.delaat@just.fgov.be

Une fois l’arrêté royal signé, l’administration envoie quatre expéditions de l’arrêté au notaire ou au conseil de la société. Une des quatre expéditions doit être communiquée au greffe du tribunal de l’entreprise de l’arrondissement dans lequel la société a son siège, accompagnée des autres documents utiles.

Les documents à transmettre au greffe du tribunal de l’entreprise sont :

  1. une expédition de l’arrêté royal d’approbation de la transformation ;
  2. la version coordonnée des statuts à la suite des modifications apportées ;
  3. l’acte authentique concernant la transformation ;
  4. le formulaire I en vue de la publication aux Annexes du Moniteur belge et, éventuellement, le formulaire II pour modifier les données à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) ;
  5. la preuve de paiement des frais relatifs à la publication aux Annexes du Moniteur belge.

La société ne peut donc procéder à la publication de la décision de transformation en une asbl ou aisbl aux Annexes du Moniteur belge avant d’avoir obtenu l’arrêté royal d’approbation. Si elle y procède malgré tout, une nouvelle publication aux Annexes du Moniteur belge doit avoir lieu après l’obtention de l’arrêté royal afin de rectifier la première publication.