Gezondheid is en blijft een prioriteit en dat zorgde voor heel wat aangepaste maatregelen binnen de FOD Justitie. Werknemers vergaderen nu volop digitaal met zowel internen als externen via de applicatie Webex. Zo blijven alle diensten actief vanop een veilige afstand.
Om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan, worden zoveel mogelijk diensten vanop afstand georganiseerd. Sinds 26 maart 2020 is Webex dan ook beschikbaar voor verschillende afdelingen binnen Justitie. Met de applicatie voor videoconferencing kunnen de medewerkers online in contact blijven en kunnen ze op een verantwoorde en efficiënte manier diensten blijven verlenen.
Inmiddels raken die online vergaderingen steeds meer ingeburgerd bij Justitie. Momenteel zijn er namelijk al 6046 medewerkers die met Webex aan de slag kunnen gaan. Tijdens de 15 dagen van 20 april tot 4 mei, organiseerden zij in totaal 6804 meetings. Dat is een sterke toename van 33,4 % ten opzichte van de 15 dagen daarvoor.
Ook het aantal deelnemers binnen en buiten de FOD is met een groei van 56,7 % in vergelijking met de 2 voorgaande weken fors gestegen naar 18 105. In totaal werden tijdens een periode van 30 dagen, van 5 april tot 4 mei, 11 904 meetings georganiseerd en namen 29 658 interne en externe contactpersonen deel.
Efficiënt vergaderen
Medewerkers van Justitie kunnen interne en externe deelnemers van vergaderingen gemakkelijk uitnodigen via e-mail. De “aanwezigen op afstand” kunnen dan op eender welk toestel en op eender welke browser deelnemen aan de vergadering.
Om het gebruik van videoconferencing te ondersteunen, werd de nodige apparatuur bij verschillende afdelingen voorzien. Voor de rechtbank, het parket en de centrale diensten werden bijna 200 extra laptops beschikbaar gesteld.
In verschillende rechtbanken worden steeds meer zittingen via Webex georganiseerd. Zo kan een gedetineerde door middel van een videogesprek een zitting in een rechtbank bijwonen vanuit de gevangenis.
Digitale bezoeken
Met Webex is niet alleen intern overleg mogelijk, maar ook online contact met externen wordt gestimuleerd. Gedetineerden in de 35 penitentiaire inrichtingen krijgen immers sinds kort digitaal bezoek van familie en vrienden. In totaal werden hiervoor 122 laptops over de gevangenissen verdeeld. Zo zijn er voldoende toestellen aanwezig om deze videogesprekken te organiseren.
Volgens een aantal strikte regels en onder toezicht van een penitentiair beambte hebben ze recht op een gratis videogesprek van 20 minuten met een nationale of internationale bezoeker. Sinds 5 mei werden 2640 videogesprekken georganiseerd op een periode van 5 dagen en waren er zo’n 1142 uren aan digitaal bezoek in de gevangenissen.
Verdere evolutie
Justitie heeft al enkele stappen richting digitalisering gezet:
- het Instituut Gerechtelijke Opleiding (IGO) organiseerde Webinars voor justitiemedewerkers;
- gedetineerden hebben de mogelijkheid om vanuit de gevangenis hun dossier online te raadplegen met ConsultOnline en kunnen dit nu ook op de 122 laptops die zijn uitgerust met Webex.
Justitie werkt ook aan de volgende fases:
- de personeelsdienst en de dienst Voogdij verdiepen zich in de mogelijkheden van online events;
- in de rechtbanken worden online meetings efficiënter door de applicatie Webex te koppelen aan de bestaande high-end videoconferencing systemen;
- online juridische bijstand, waarbij rechtzoekenden digitaal een eerste advies krijgen, wordt opgestart.
We werken verder om Webex in te zetten in projecten en bij partners van Justitie. Hierdoor garanderen we de continuïteit van onze werking en zetten we een volgende stap in een meer digitale manier van werken.